10 tipp a megnyerő üzleti e-mailekhez

2016. 04. 18. | Tippözön | 0 hozzászólás

Észrevetted, hogy a te céges inboxod is tele van?

2015-ben a világ 206 milliárd e-mailt küldött egyetlen nap alatt.

Sosem volt még ennél fontosabb, hogy a címzettnek időt takaríts meg! Garantáltan szeretni fog érte, és szívesen tart veled majd kapcsolatot.

 

Megnyerő angol üzleti e-mailek

 

Ráadásul így, 2016-ra eléggé átalakultak az üzleti e-mailek, és a nyelvvizsgákon megkövetelt hagyományos levélformulák már őskövületnek számítanak.

Úgyhogy összeszedtem neked a 10 legfontosabb tippet ahhoz, hogy szimpatikus üzleti levelezőpartner légy!

Szerintem a 4-es tipp a legkevésbé betartott, és így a legjobban őrzött titok, de a legidegesítőbb hibát a 7-es szám alatt találod!

 

1. Megszólításként bátran használj keresztnevet!

A Mr. Johnson már szinte túlzottan tiszteletteljes. 2016-ot írunk, lazíthatsz a figurán, a tisztelet úgyis inkább a tónusból jön, és nem a megszólításból!

 

2. Köszönj barátságosan, lazán!

Az e-mailt bátran kezdheted egy laza “Hi,” vagy “Good morning,” köszönéssel is, DE ha először írsz valakinek, akkor talán inkább egy “Dear Peter,” kell, a végén vesszővel.

EXTRA TIPP: ha ugyanabban a tárgyban oda-vissza e-maileket váltotok, akkor a harmadik fordulótól már megszólítás sem kell! Kezdhetsz így az első sorban: "Another question: …" , vagy "A last suggestion, …."

 

3. Egy nyúlfarknyi személyes hang

A levél elején jól veszi ki magát egy kis személyes bevezetés, de NE írj litániát! Egy I hope you're well., vagy egy How are things? megteszi, nem kell külön a feleség, és mindhárom gyerek egészsége felől érdeklődnöd!

És utána kezdhetsz a megszokott indításokkal:

  • I'm writing to… (=Azért írok, hogy…)
  • I just wanted to let you know… (=Csak tudatni akartam veled, hogy…)
  • Just a quick question about… (=Csak egy gyors kérdés azzal, kapcsolatban, hogy…)

 

4. A legfontosabb a tárgymező

Az elfoglalt emberek a tárgymező alapján döntik el, hogy a levél azonnali választ igényel-e, vagy egyáltalán fontos-e számukra, úgyhogy a tárgymezőt nagyon gondosan fogalmazd meg!

  • Meeting postponed
  • A quick question about tomorrow
  • Suggestions for the … campaign
  • Follow-up about yesterday

TIPP: szeretni fognak, ha a levél egész tartalmát megpróbálod belepasszírozni a tárgymezőbe. Ilyesmire gondolok: will we need catering? (=szükség lesz vendéglátásra?), vagy pls send the invoice ASAP (=kérlek, küldd a számlát SOS)

EXTRA TIPP: ha a levél csak egy sima, akciót nem igénylő tájékoztatás, legyél olyan jó, és jelezd! Írd a tárgyba: FYI (=for your information).

TITKOS TIPP: ha fontos számodra, hogy elolvassa, akkor a tárgyba jöhet egy kis marketing! Miért érdemes neki megnyitnia azt az e-mailt? Milyen előnye származik abból, hogy elolvassa? (És nem az, hogy miért fontos neked! Ez utóbbival nehezebb "eladni" a levélmegnyitást…)

 

5. A humorral óvatosan!

Nyelvtanulóként néha félre lehet még nyúlni a humorizálással, ezért ezt hagyd picit későbbre, jó?

De ha szimpátiát akarsz ébreszteni egy-egy lazább hangnemű kiszólással, akkor válogass ezekből a rövid, frappáns reakciókból! Ilyesmiket bátran és büntetlenül tehetsz bármely levélbe!

 

6. A stílus

Ezt rögtön példával mutatom be, jó?

Need the username and the password for the website. → na, ez kicsit túl lényegre törő, ebből inkább az jön le, hogy aznap már tele a hócipőd…

De ezek játszhatnak:

  • Can you please send me the username and the password for the website, ASAP?
  • The site is down, but I can’t fix it without the username and the password. Do you know them?

Ennél jobban viszont NE cifrázd, jó?

 

És egy ökölszabály, hogy szívesen olvassák a leveleid:

TILOS: többszörösen összetett mondatok

MEGENGEDETT: tőmondatok, egy szusszal elolvasható, rövid mondatok.

 

Érdekel a TOP 25 cikk gyűjteménye az oldalról, egyben? AZONNALI INGYENES LETÖLTÉS ITT>>

 

7. Kedvezz a szemnek!

Legyen a szöveged könnyen olvasható! Egy bekezdés ne legyen hosszabb 4-5 sornál(!), ami könnyen olvashatóvá teszi. Így a te előzékeny segítségeddel a címzett megint csak időt takarít meg.

VIGYÁZAT! A NEM megfelelően tagolt e-mailt páran a tiszteletlenség jelének tekintik – főleg a mai harmincas generáció, és attól felfelé!

 

8. Kerüld a vastag betűvel való kiemelést!

Nem minden levelezőszoftverben működik a vastaggal való kiemelés, ezért ha hangsúlyozni akarsz valamit, akkor használd a Facebook falon is megszokott *csillagozott* formátumot!

Egyéb más formázást NE használj inkább, jó? Az aláhúzás például mindig kattintható linket jelez, ezért azt pláne ne!

 

9. Ma a laza zárás a divat

A levél végén használd bátran a Best regards, Kind regards vagy Regards zárásokat az ódivatúbb, kihalófélben lévő Yours sincerely/Yours faithfully helyett.

Ezeknél még kevésbé formális a Thanks, vagy a Cheers, vagy éppen a zárás teljes hiánya – ezeket viszont már-már baráti kapcsolatnál használd, vagy amikor már harmadik-negyedik e-mail fordulótokat nyomjátok aznap ugyanabban a témában. Ilyen esetben már csak simán odabiggyesztheted a keresztneved, és kész.

TIPP: kitűnhetsz egy picit, ha saját stílusú zárásod van! (Egy kis személyes márka nem árt az üzleti életben!) Nekem pl. egy időben a Warm regards volt a bejáratott zárásom, de mostanában gyakran használom a Have fun, Have a productive day sorokat is – attól függően, kinek írok.

 

10. Korrektúra-tipp

Alap, hogy ráereszted az angol nyelvű helyesírás ellenőrzőt. De nem elég! Még a magyar nyelvű e-maileket is illik átolvasni, mielőtt elküldöd. Az angol nyelvűeket meg pláne!

TIPP: Olvasd fel hangosan! Így sokkal könnyebb felfedezni a hibákat! (Komolyan! Próbáld ki!)

 

Ennyi az egész. Na? Te melyik tipped nem ismerted eddig?

És ha te rendszeresen e-mailezel a munkahelyeden: nálatok milyen e-mailek vannak szokásban? Hozzá tudnál tenni valamit esetleg? 

 

Hasznos volt? Tetszett? Nyomj egyet az Ajánlom és +1 gombokra, hogy tudjam!

 

Instant angol tanulókártyák

 

Tudtad, hogy okos, gyors haladást adó angol tanulókártya csomagokat is kaphatsz tőlem?

12 év tanuláskutatásának eredményeit kapod meg az angol tanulókártyáimmal – válaszd ki a neked épp megfelelőt a webshopban:

Okos angol tanulókártyák elfoglalt, rohanó felnőtteknek

 

 

Tetszett? Oszd meg ismerőseiddel!

Hozzászólások

0 hozzászólás

A mezők kitöltése kötelező.
Az e-mail címed nem fog látszódni.

Oldalunk sütiket (cookie) használ. Az Uniós törvények értelmében kérünk, engedélyezd a sütik használatát! További információ

Az Uniós törvényeknek megfelelően felhívjuk figyelmedet arra, hogy weboldalunk sütiket (cookie) használ. Ezek veszélytelen fájlok, melyekre a felhasználóbarátabb böngészés miatt van szükség. A sütiket letilthatod böngésződ beállításaiban. Az "Engedélyezem" gombra való kattintással elfogadod a sütik használatát.

Bezárás