10 tipp a megnyerő üzleti e-mailekhez

Megnyerő angol üzleti e-mailek
Szalai Gabriella Angolutca

tanulási szakértő, az Angolutca alapítója.

Szia! Hadd kezdjem egy vallomással, jó? Tudod, kislányként csodáltam, ahogy a műsorvezetők bemondják az angol számok címét a rádióban. Annyira menő volt, ahogy angolul beszéltek! Próbáltam...

A te céges inboxod is tele van?

Az utolsó adatok szerint a világ 306 milliárd e-mailt küld egyetlen nap alatt.

Sosem volt még ennél fontosabb, hogy a címzettnek időt takaríts meg! Garantáltan szeretni fog érte, és szívesen tart veled majd kapcsolatot.

Ráadásul mára eléggé átalakultak az üzleti e-mailek, és a nyelvvizsgákon megkövetelt hagyományos levélformulák már őskövületnek számítanak.

Úgyhogy összeszedtem neked a 10 legfontosabb tippet ahhoz, hogy szimpatikus üzleti levelezőpartner légy!

Szerintem a 4-es tipp a legkevésbé betartott, és így a legjobban őrzött titok, de a legidegesítőbb hibát a 7-es szám alatt találod!

#1 Megszólításként bátran használj keresztnevet!

A Mr. Johnson már szinte túlzottan tiszteletteljes. Manapság lazíthatsz a figurán, a tisztelet úgyis inkább a tónusból jön, és nem a megszólításból!

#2 Köszönj barátságosan, lazán!

Az e-mailt bátran kezdheted egy laza “Hi,” vagy “Good morning,” köszönéssel is, DE ha először írsz valakinek, akkor talán inkább egy “Dear Peter,” kell, a végén vesszővel.

EXTRA TIPP: ha ugyanabban a tárgyban oda-vissza e-maileket váltotok, akkor a harmadik fordulótól már megszólítás sem kell! Kezdhetsz így az első sorban: „Another question: …” , vagy „A last suggestion, ….”

Megnyerő angol üzleti e-mailek

#3 Egy nyúlfarknyi személyes hang

A levél elején jól veszi ki magát egy kis személyes bevezetés, de NE írj litániát! Egy I hope you’re well., vagy egy How are things? megteszi, nem kell külön a feleség, és mindhárom gyerek egészsége felől érdeklődnöd!

És utána kezdhetsz a megszokott indításokkal:

  • I’m writing to… (=Azért írok, hogy…)
  • I just wanted to let you know… (=Csak tudatni akartam veled, hogy…)
  • Just a quick question about… (=Csak egy gyors kérdés azzal, kapcsolatban, hogy…)

#4 A legfontosabb a tárgymező

Az elfoglalt emberek a tárgymező alapján döntik el, hogy a levél azonnali választ igényel-e, vagy egyáltalán fontos-e számukra, úgyhogy a tárgymezőt nagyon gondosan fogalmazd meg!

  • Meeting postponed
  • A quick question about tomorrow
  • Suggestions for the … campaign
  • Follow-up about yesterday

TIPP: szeretni fognak, ha a levél egész tartalmát megpróbálod belepasszírozni a tárgymezőbe. Ilyesmire gondolok: will we need catering? (=szükség lesz vendéglátásra?), vagy pls send the invoice ASAP (=kérlek, küldd a számlát SOS)

EXTRA TIPP: ha a levél csak egy sima, akciót nem igénylő tájékoztatás, legyél olyan jó, és jelezd! Írd a tárgyba: FYI (=for your information).

TITKOS TIPP: ha fontos számodra, hogy elolvassa, akkor a tárgyba jöhet egy kis marketing! Miért érdemes neki megnyitnia azt az e-mailt? Milyen előnye származik abból, hogy elolvassa? (És nem az, hogy miért fontos neked! Ez utóbbival nehezebb „eladni” a levélmegnyitást…)

#5 A humorral óvatosan!

Nyelvtanulóként néha félre lehet még nyúlni a humorizálással, ezért ezt hagyd picit későbbre, jó?

De ha szimpátiát akarsz ébreszteni egy-egy lazább hangnemű kiszólással, akkor válogass ezekből a rövid, frappáns reakciókból! Ilyesmiket bátran és büntetlenül tehetsz bármely levélbe!

#6 A stílus

Ezt rögtön példával mutatom be, jó?

Need the username and the password for the website. → na, ez kicsit túl lényegre törő, ebből inkább az jön le, hogy aznap már tele a hócipőd…

De ezek játszhatnak:

  • Can you please send me the username and the password for the website, ASAP?
  • The site is down, but I can’t fix it without the username and the password. Do you know them?

Ennél jobban viszont NE cifrázd, jó?

És egy ökölszabály, hogy szívesen olvassák a leveleid:

TILOS: többszörösen összetett mondatok

MEGENGEDETT: tőmondatok, egy szusszal elolvasható, rövid mondatok.

#7 Kedvezz a szemnek!

Legyen a szöveged könnyen olvasható! Egy bekezdés ne legyen hosszabb 4-5 sornál(!), ami könnyen olvashatóvá teszi. Így a te előzékeny segítségeddel a címzett megint csak időt takarít meg.

VIGYÁZAT! A NEM megfelelően tagolt e-mailt páran a tiszteletlenség jelének tekintik – főleg a mai harmincas generáció, és attól felfelé!

#8 Kerüld a vastag betűvel való kiemelést!

Nem minden levelezőszoftverben működik a vastaggal való kiemelés, ezért ha hangsúlyozni akarsz valamit, akkor használd a Facebook falon is megszokott *csillagozott* formátumot!

Egyéb más formázást NE használj inkább, jó? Az aláhúzás például mindig kattintható linket jelez, ezért azt pláne ne!

#9 Ma a laza zárás a divat

A levél végén használd bátran a Best regards, Kind regards vagy Regards zárásokat az ódivatúbb, kihalófélben lévő Yours sincerely/Yours faithfully helyett.

Ezeknél még kevésbé formális a Thanks, vagy a Cheers, vagy éppen a zárás teljes hiánya – ezeket viszont már-már baráti kapcsolatnál használd, vagy amikor már harmadik-negyedik e-mail fordulótokat nyomjátok aznap ugyanabban a témában. Ilyen esetben már csak simán odabiggyesztheted a keresztneved, és kész.

TIPP: kitűnhetsz egy picit, ha saját stílusú zárásod van! (Egy kis személyes márka nem árt az üzleti életben!) Nekem pl. egy időben a Warm regards volt a bejáratott zárásom, de mostanában gyakran használom a Have fun, Have a productive day sorokat is – attól függően, kinek írok.

#10 Korrektúra-tipp

Alap, hogy ráereszted az angol nyelvű helyesírás ellenőrzőt. De nem elég! Még a magyar nyelvű e-maileket is illik átolvasni, mielőtt elküldöd. Az angol nyelvűeket meg pláne!

TIPP: Olvasd fel hangosan! Így sokkal könnyebb felfedezni a hibákat! (Komolyan! Próbáld ki!)

Ennyi az egész. Na? Te melyik tipped nem ismerted eddig?

És ha te rendszeresen e-mailezel a munkahelyeden: nálatok milyen e-mailek vannak szokásban? Hozzá tudnál tenni valamit esetleg?

Egy ajánlás a végére: az Angolutca Work tanulókártyái pont ilyen mai, élő angolt adnak a kezedbe. nemcsak az angol e-mailkhez, hanem az angol nyelvű telefonbeszélgetésekhez is.

Hasznos volt? Tetszett? Nyomj egyet az Ajánlom és +1 gombokra, hogy tudjam!

Érdekel a TOP 50 cikk az Angolutcától?

Ha bátor vagy, próbáld ki!

Mind elfoglalt, rohanó felnőttek vagyunk. Kevés az idő az angolra.
Ezért léteznek a tanulókártyák – online és papíron.

Érdekel 13+1 könnyítés, amit az angol nyelv kínál neked? Hallgasd meg!

Érdekel 13+1 könnyítés, amit az angol nyelv kínál neked? Hallgasd meg!

#1 Mennyi idő alatt tanulhatok meg angolul?

A Közös Európai Referenciakeret szerint a nullától a középfokú nyelvvizsgáig…
Tovább a válaszhoz>>

#2 Hogyan jegyezzem meg az angol szavakat?

Már az is sokat segít, ha szavak helyett mindig…
Tovább a válaszhoz>>

#3 Naponta mennyit angolozzak?

Elfoglalt felnőttként sosem tudunk annyit foglalkozni az angollal, amennyit szeretnénk. Ezért jó hír, hogy a hosszútávú memóriának nem idő kell ahhoz, hogy információt fogadjon be, hanem…
Tovább a válaszhoz>>

#4 Hogyan lehet gyorsítani a nyelvtanuláson és hatékonyabban angolt tanulni?

Van pár fontos közös pont a leghatékonyabb módszerekben, és ha ezeket betartod, akkor…
Tovább a válaszhoz>>

#5 Hogyan tudok javítani az angol kiejtésemen?

Van, aki azt hiszi, hogy ehhez elég sok-sok angolt hallani, és sokat gyakorolni, de ez nem feltétlenül igaz. Az anyanyelvi kiejtéshez…
Tovább a válaszhoz>>

#6 Hogyan tudnék folyékonyabban beszélni angolul?

Tűzz ki egy két-három hónapos időszakot, amikor…
Tovább a válaszhoz>>

#7 Hogyan tarthatom szinten az angolomat, ha nem használom a mindennapokban?

A nyelvtudás négy készségből áll, ezért több, különböző dolgot kell csinálnunk felváltva…
Tovább a válaszra>>

#8 Hogyan tudnék időt szakítani az angolra munka és az otthoni teendők mellett?

Van olyan vevőnk, aki négy gyerek és egy vállalkozói karrier mellett tanul angolul. A kulcs az…
Tovább a válaszra>>

#9 Meg tudok én még tanulni angolul 50 évesen?

Igen. Akkor is, ha most töltötted be a kilencvenet. Egyrészt…
Tovább a válaszra>>