10 tipp a megnyerő üzleti e-mailekhez
tanulási szakértő, az Angolutca alapítója.
Szia! Hadd kezdjem egy vallomással, jó? Tudod, kislányként csodáltam, ahogy a műsorvezetők bemondják az angol számok címét a rádióban. Annyira menő volt, ahogy angolul beszéltek! Próbáltam...
A te céges inboxod is tele van?
Az utolsó adatok szerint a világ 306 milliárd e-mailt küld egyetlen nap alatt.
Sosem volt még ennél fontosabb, hogy a címzettnek időt takaríts meg! Garantáltan szeretni fog érte, és szívesen tart veled majd kapcsolatot.
Ráadásul mára eléggé átalakultak az üzleti e-mailek, és a nyelvvizsgákon megkövetelt hagyományos levélformulák már őskövületnek számítanak.
Úgyhogy összeszedtem neked a 10 legfontosabb tippet ahhoz, hogy szimpatikus üzleti levelezőpartner légy!
Szerintem a 4-es tipp a legkevésbé betartott, és így a legjobban őrzött titok, de a legidegesítőbb hibát a 7-es szám alatt találod!
#1 Megszólításként bátran használj keresztnevet!
A Mr. Johnson már szinte túlzottan tiszteletteljes. Manapság lazíthatsz a figurán, a tisztelet úgyis inkább a tónusból jön, és nem a megszólításból!
#2 Köszönj barátságosan, lazán!
Az e-mailt bátran kezdheted egy laza “Hi,” vagy “Good morning,” köszönéssel is, DE ha először írsz valakinek, akkor talán inkább egy “Dear Peter,” kell, a végén vesszővel.
EXTRA TIPP: ha ugyanabban a tárgyban oda-vissza e-maileket váltotok, akkor a harmadik fordulótól már megszólítás sem kell! Kezdhetsz így az első sorban: „Another question: …” , vagy „A last suggestion, ….”
#3 Egy nyúlfarknyi személyes hang
A levél elején jól veszi ki magát egy kis személyes bevezetés, de NE írj litániát! Egy I hope you’re well., vagy egy How are things? megteszi, nem kell külön a feleség, és mindhárom gyerek egészsége felől érdeklődnöd!
És utána kezdhetsz a megszokott indításokkal:
- I’m writing to… (=Azért írok, hogy…)
- I just wanted to let you know… (=Csak tudatni akartam veled, hogy…)
- Just a quick question about… (=Csak egy gyors kérdés azzal, kapcsolatban, hogy…)
#4 A legfontosabb a tárgymező
Az elfoglalt emberek a tárgymező alapján döntik el, hogy a levél azonnali választ igényel-e, vagy egyáltalán fontos-e számukra, úgyhogy a tárgymezőt nagyon gondosan fogalmazd meg!
- Meeting postponed
- A quick question about tomorrow
- Suggestions for the … campaign
- Follow-up about yesterday
TIPP: szeretni fognak, ha a levél egész tartalmát megpróbálod belepasszírozni a tárgymezőbe. Ilyesmire gondolok: will we need catering? (=szükség lesz vendéglátásra?), vagy pls send the invoice ASAP (=kérlek, küldd a számlát SOS)
EXTRA TIPP: ha a levél csak egy sima, akciót nem igénylő tájékoztatás, legyél olyan jó, és jelezd! Írd a tárgyba: FYI (=for your information).
TITKOS TIPP: ha fontos számodra, hogy elolvassa, akkor a tárgyba jöhet egy kis marketing! Miért érdemes neki megnyitnia azt az e-mailt? Milyen előnye származik abból, hogy elolvassa? (És nem az, hogy miért fontos neked! Ez utóbbival nehezebb „eladni” a levélmegnyitást…)
#5 A humorral óvatosan!
Nyelvtanulóként néha félre lehet még nyúlni a humorizálással, ezért ezt hagyd picit későbbre, jó?
De ha szimpátiát akarsz ébreszteni egy-egy lazább hangnemű kiszólással, akkor válogass ezekből a rövid, frappáns reakciókból! Ilyesmiket bátran és büntetlenül tehetsz bármely levélbe!
#6 A stílus
Ezt rögtön példával mutatom be, jó?
Need the username and the password for the website. → na, ez kicsit túl lényegre törő, ebből inkább az jön le, hogy aznap már tele a hócipőd…
De ezek játszhatnak:
- Can you please send me the username and the password for the website, ASAP?
- The site is down, but I can’t fix it without the username and the password. Do you know them?
Ennél jobban viszont NE cifrázd, jó?
És egy ökölszabály, hogy szívesen olvassák a leveleid:
TILOS: többszörösen összetett mondatok
MEGENGEDETT: tőmondatok, egy szusszal elolvasható, rövid mondatok.
#7 Kedvezz a szemnek!
Legyen a szöveged könnyen olvasható! Egy bekezdés ne legyen hosszabb 4-5 sornál(!), ami könnyen olvashatóvá teszi. Így a te előzékeny segítségeddel a címzett megint csak időt takarít meg.
VIGYÁZAT! A NEM megfelelően tagolt e-mailt páran a tiszteletlenség jelének tekintik – főleg a mai harmincas generáció, és attól felfelé!
#8 Kerüld a vastag betűvel való kiemelést!
Nem minden levelezőszoftverben működik a vastaggal való kiemelés, ezért ha hangsúlyozni akarsz valamit, akkor használd a Facebook falon is megszokott *csillagozott* formátumot!
Egyéb más formázást NE használj inkább, jó? Az aláhúzás például mindig kattintható linket jelez, ezért azt pláne ne!
#9 Ma a laza zárás a divat
A levél végén használd bátran a Best regards, Kind regards vagy Regards zárásokat az ódivatúbb, kihalófélben lévő Yours sincerely/Yours faithfully helyett.
Ezeknél még kevésbé formális a Thanks, vagy a Cheers, vagy éppen a zárás teljes hiánya – ezeket viszont már-már baráti kapcsolatnál használd, vagy amikor már harmadik-negyedik e-mail fordulótokat nyomjátok aznap ugyanabban a témában. Ilyen esetben már csak simán odabiggyesztheted a keresztneved, és kész.
TIPP: kitűnhetsz egy picit, ha saját stílusú zárásod van! (Egy kis személyes márka nem árt az üzleti életben!) Nekem pl. egy időben a Warm regards volt a bejáratott zárásom, de mostanában gyakran használom a Have fun, Have a productive day sorokat is – attól függően, kinek írok.
#10 Korrektúra-tipp
Alap, hogy ráereszted az angol nyelvű helyesírás ellenőrzőt. De nem elég! Még a magyar nyelvű e-maileket is illik átolvasni, mielőtt elküldöd. Az angol nyelvűeket meg pláne!
TIPP: Olvasd fel hangosan! Így sokkal könnyebb felfedezni a hibákat! (Komolyan! Próbáld ki!)
Ennyi az egész. Na? Te melyik tipped nem ismerted eddig?
És ha te rendszeresen e-mailezel a munkahelyeden: nálatok milyen e-mailek vannak szokásban? Hozzá tudnál tenni valamit esetleg?
Egy ajánlás a végére: az Angolutca Work tanulókártyái pont ilyen mai, élő angolt adnak a kezedbe. nemcsak az angol e-mailkhez, hanem az angol nyelvű telefonbeszélgetésekhez is.
Hasznos volt? Tetszett? Nyomj egyet az Ajánlom és +1 gombokra, hogy tudjam!
Ha bátor vagy, próbáld ki!
Mind elfoglalt, rohanó felnőttek vagyunk. Kevés az idő az angolra.
Ezért léteznek a tanulókártyák – online és papíron.
Érdekel 13+1 könnyítés, amit az angol nyelv kínál neked? Hallgasd meg!
#1 Mennyi idő alatt tanulhatok meg angolul?
A Közös Európai Referenciakeret szerint a nullától a középfokú nyelvvizsgáig…
Tovább a válaszhoz>>
#2 Hogyan jegyezzem meg az angol szavakat?
Már az is sokat segít, ha szavak helyett mindig…
Tovább a válaszhoz>>
#3 Naponta mennyit angolozzak?
Elfoglalt felnőttként sosem tudunk annyit foglalkozni az angollal, amennyit szeretnénk. Ezért jó hír, hogy a hosszútávú memóriának nem idő kell ahhoz, hogy információt fogadjon be, hanem…
Tovább a válaszhoz>>
#4 Hogyan lehet gyorsítani a nyelvtanuláson és hatékonyabban angolt tanulni?
Van pár fontos közös pont a leghatékonyabb módszerekben, és ha ezeket betartod, akkor…
Tovább a válaszhoz>>
#5 Hogyan tudok javítani az angol kiejtésemen?
Van, aki azt hiszi, hogy ehhez elég sok-sok angolt hallani, és sokat gyakorolni, de ez nem feltétlenül igaz. Az anyanyelvi kiejtéshez…
Tovább a válaszhoz>>
#6 Hogyan tudnék folyékonyabban beszélni angolul?
Tűzz ki egy két-három hónapos időszakot, amikor…
Tovább a válaszhoz>>
#7 Hogyan tarthatom szinten az angolomat, ha nem használom a mindennapokban?
A nyelvtudás négy készségből áll, ezért több, különböző dolgot kell csinálnunk felváltva…
Tovább a válaszra>>
#8 Hogyan tudnék időt szakítani az angolra munka és az otthoni teendők mellett?
Van olyan vevőnk, aki négy gyerek és egy vállalkozói karrier mellett tanul angolul. A kulcs az…
Tovább a válaszra>>
#9 Meg tudok én még tanulni angolul 50 évesen?
Igen. Akkor is, ha most töltötted be a kilencvenet. Egyrészt…
Tovább a válaszra>>
Hagyj üzenetet